Claves de organización para freelancers

Claves de organizacion para freelancers Noelia Jimenez

La organización para freelancers es una de las claves de éxito de quienes trabajamos por cuenta propia. El hecho de no tener que ir a una oficina a trabajar es un arma de doble filo: a priori da un plus de libertad, pero lo cierto es que exige una disciplina y una capacidad de organización muy superior a la de quienes trabajan por cuenta ajena. Y si, además, trabajas en casa, la maraña vida personal–vida laboral se enreda tanto, que o pones orden, o tu existencia se convierte en un caos que harán de ti una presa fácil para el estrés.

Yo no soy precisamente un ejemplo de organización, pero lo intento: leo con sumo interés artículos sobre productividad y consejos para trabajadores autónomos. Y con ello y mi experiencia he hecho este popurrí con claves de organización para freelancers.

1. Márcate un horario

Claves de organizacion para freelancers Noelia Jimenez

Los autónomos estamos acostumbrados a decir que trabajamos siete días a la semana. Y solemos ponernos delante del ordenador o contestar llamadas y mensajes a horas intempestivas. Craso error.

La primera clave de la productividad es saber que cuentas con un horario limitado para realizar tu trabajo. Eso no solo te hará ponerte las pilas, sino que además marcará unas fronteras con tus clientes para evitar peticiones de última hora, todas súper urgentes, pero que en realidad pueden realizarse casi siempre un lunes a las nueve de la mañana.

Las horas que decides trabajar al día dependerán del trabajo que tienes, del tiempo que te lleva realizarlo y, sobre todo, de cuánto quieres o necesitas ingresar. Este vídeo de Laura Ribas es súper útil para ayudar a poner el precio correcto a tus servicios (y eso, obviamente, determina la cantidad de horas que habrás de trabajar).


2. Abre el mail a horas concretas

Una de las cosas que más tiempo me roban es el mail. Tengo la mala costumbre de dejarlo siempre abierto y de responder a los correos ipsofactamente. Pues bien: eso impide que te centres en tareas de más alcance. Y además el hecho de responder al minuto hace que, cuando por cualquier motivo, no puedes ser tan rápido, tu cliente sienta que existe un problema o que le estás desatendiendo.

Mi consejo es que marques unas horas al día para responder al mail. Puede ser, por ejemplo, al comenzar la jornada, a mediodía y a última hora de la tarde. Por supuesto que si surge alguna urgencia deberás darle prioridad, pero esta distribución de tiempos puede resultarte útil para no invertir demasiadas horas en actualizar correos que no necesitan respuesta inmediata.


3. Pon límites al teléfono

Claves de organizacion para freelancers Noelia Jimenez

Ay, el teléfono. Es una de las herramientas que más tiempo nos hacen perder. Ya no por las llamadas, que cada vez son menos, sino sobre todo por las aplicaciones de mensajería (WhatsApp endemoniado) y las redes sociales.

Hace tiempo que tomé la determinación de silenciar el WhatsApp. Empecé por los grupos y continué con el resto de los mensajes. Mi razonamiento: si sucede algo urgente, la persona que quiere hablar conmigo me llamará.

También tengo quitada la vibración y, como me despista ver la pantalla del móvil iluminándose, le doy la vuelta si tengo que estar concentrada en una tarea concreta. Cuando he terminado dicha tarea, miro todos los mensajes y los respondo juntos.

Para las redes sociales utilizo la misma táctica: me marco unas horas que aprovecho como ‘descanso’ de la tarea que estoy realizando. Es entonces cuando miro Instagram (sobre todo) y actualizo mis perfiles.

 

4. La agenda es tu mejor amiga

Claves de organizacion para freelancers Noelia Jimenez

Lo que no apuntas no existe. Y puede que tengas memoria de elefante, pero te aseguro que, en épocas de estrés, hasta lo que parece más obvio puede olvidarse.

La agenda es tu mejor amiga para organizar tu jornada laboral. A mí me gusta (aunque no siempre lo consigo) dedicar un rato los domingos por la tarde para planificarme toda la semana. Me marco citas, objetivos y distribuyo las tareas para alcanzar esas metas que me he propuesto. Claro que luego el día a día hace que tenga que cambiar de planes a menudo… así que he aprendido a no agobiarme (y a utilizar el lápiz para aquellas citas susceptibles de cambio, porque no me gusta tachar).

Yo soy de las de agenda de toda la vida. Creo que hay pocos placeres mayores en el mundo para mí que estrenar una agenda (a veces la he llegado a estrenar en abril porque me he enamorado de una en concreto, ojo). Y resulta que escribir en papel tiene muchos beneficios: aporta claridad de ideas, mejora el aprendizaje y la memoria, lucha contra el estrés y aumenta la concentración. Charuca lo ha definido muy bien como «papelterapia».

Sin embargo, los hay que prefieren el mundo digital, así que ahí van varias aplicaciones que os ayudarán:

  • Evernote: la utilizo mucho para apuntarme ideas de post o listas de tareas.
  • Google Calendar: la agenda de toda la vida, con tus citas divididas por categorías, sincronizadas en todos tus dispositivos.
  • Moleskine Journal: para friquis de Moleskine en versión techie.
  • MindNode 5: ideal para tormentas de ideas cuando empiezas un proyecto.
  • Wunderlist: para los amantes de las listas. Además, permite jerarquizar las tareas por orden de importancia.

5. Márcate plazos y prioridades

La procrastinación es una de mis grandes enemigas. Reconozco que hay muchas tareas que me dan pereza máxima y las voy posponiendo sine die… y eso es un horror para mi estrés casi tanto como para mi productividad.

Por eso lo ideal es plantearse un calendario de plazos con cada proyecto, así como una lista de prioridades que determinarán por dónde empezar cada día.


6. Aprende a decir «no»

No soporto decir «no». Soy una blanda… y eso en muchas ocasiones ha sido muy perjudicial para mi negocio. El cliente no siempre tiene la razón: existen unos límites en cada proyecto y respetarlos es respetarte y dar a valer tu trabajo.

Decir «no» también es rechazar proyectos que no van a aportarte lo que necesitas. En ocasiones aceptamos propuestas porque necesitamos ingresos rápidos y lo que no vemos es el tiempo que nos van a llevar y que restaremos, por ejemplo, a nuestra autopromoción para conseguir clientes más rentables.

 


7. Reserva tiempo para la gestión de tu negocio

Claves de organizacion para freelancers Noelia Jimenez

El momento trimestral de pasarle las facturas a mi gestoría para hacer la declaración de IVA es para mí un infierno. No me gusta hacer números, no me gusta hacer facturas ni estar pendiente de los cobros (de reclamar pagos, ni hablamos). Soy creativa y me gusta hacer mi trabajo… pero es que esta parte menos ‘sexy’ también es trabajo.

Para que funcione tu vida como freelance tienes que dedicar un tiempo a la gestión de tus finanzas y a la autopromoción de tu marca (página web, redes sociales, email marketing), además de mover el culo, salir de casa y conocer a gente. A menudo los clientes aparecen en un evento al que a ti no te apetecía nada ir porque tenías mil tareas que hacer.

 


8. No te olvides de descansar

Trabajar catorce horas al día es un error que todos los autónomos cometemos. No digo que no haya épocas con picos de trabajo que exijan ese plus de esfuerzo, pero en el día a día hay que guardarse tiempos de descanso (ya sea para hacer ejercicio, para leer, para hacer la compra o para poner la lavadora). Y, por supuesto, hay que cogerse días libres e incluso vacaciones. Sí, trabajadores por cuenta propia: no solo no es pecado, sino que forma parte de los mandamientos de la organización para freelancers.

 


Espero que estas ocho claves te ayuden a organizar tu día a día como freelance. Y, ante todo, ponte en el centro de tu negocio. Sé que no es fácil, pero es la clave para el éxito. Si tú no estás bien, tu trabajo no irá bien.

Muchas gracias por leerme. ¡Hasta el próximo lunes!

 

2 comentarios

  1. Silvia C. Carpallo
    24 enero 2018

    Totalmente de acuerdo Noelia! Aunque reconozco que “marcarse horarios” es como el eterno propósito de año nuevo de ir al gimnasio. Empiezas bien, pero luego…

    Responder
    • Noelia Jiménez
      29 enero 2018

      ¡Toda la razón, compañera! Me pasa cada semana: lleno la agenda de tareas pendientes, priorizadas y por colores… y siempre me quedan las mismas por hacer. ¡Horror!

      Gracias por comentar 😉

      Responder

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